Política de Privacidade

Rascunho para aprovação. Este texto foi preparado para revisão e aprovação da FCA e ainda não foi publicado.

1. Sobre esta política

Esta política explica como a Fredericton Christian Academy ("FCA"), Fredericton, New Brunswick, Canadá, trata informações pessoais no seu sistema de matrícula e no portal do parceiro. A FCA é responsável pelos dados pessoais que trata para admitir alunos e administrar a matrícula deles.

Os parceiros educacionais que enviam alunos à FCA são independentes da FCA. Eles coletam dados das famílias para as próprias finalidades, conforme as leis que se aplicam a eles, e são responsáveis por esses dados. Esta política se aplica a alunos, pais e responsáveis legais, representantes de parceiros, equipe da FCA, usuários das escolas e famílias anfitriãs. Ela foi escrita de acordo com a PIPEDA canadense (veja o aviso da PIPEDA) e, para residentes no Brasil, com a LGPD (veja o aviso da LGPD).

2. Dados que coletamos

Coletamos os dados pessoais necessários ao processo de matrícula:

• Identificação do aluno e dos responsáveis (nome completo, data de nascimento, gênero, nacionalidade, documento de identidade e número, número e validade do passaporte, perfil migratório, e profissão e empregador dos responsáveis)
• Dados de contato, endereço e um contato de emergência
• Documentos que você envia (por exemplo, cópia do passaporte, documentos de identidade, documentos escolares e caderneta de vacinas)
• Informações de saúde e bem-estar informadas nos formulários (condições médicas, alergias, medicação, necessidades alimentares)
• Perfil de homestay, quando o programa inclui homestay (interesses, hábitos, religião e preferências culturais ou alimentares)
• Informações da família anfitriã (dados da casa, endereço e contato), quando o aluno é colocado com uma família anfitriã
• Informações de viagem (dados de voo, inclusive lidos dos bilhetes enviados)
• Informações de pagamento (declarações de pagamento, comprovantes, valores e faturas emitidas em nome do responsável)
• Dados de conta de representantes de parceiros e da equipe da FCA (nome, e-mail de trabalho, organização, país, função e idioma)
• Registros técnicos (data e hora do aceite ou do envio, idioma, endereço de rede aproximado e tipo de navegador)

Não coletamos fotografias de alunos no sistema de matrícula.

3. De onde vêm os dados

Os dados vêm da família (pelos formulários e pelo seu link pessoal), do parceiro educacional que age em nome da família, da equipe da FCA e dos usuários das escolas que registram o andamento da matrícula, e do próprio sistema (por exemplo, os registros técnicos e os dados lidos dos documentos enviados).

4. Como usamos seus dados e por quê

• Processar e gerenciar a matrícula na FCA
• Comunicar com pais, aluno, escola e parceiros educacionais, inclusive por e-mails sobre o processo: acesso ao sistema, situação da matrícula, documentos, pagamentos, voos, os links pessoais enviados às famílias e avisos quando um documento legal muda
• Emitir documentos obrigatórios (como a Carta de Aceitação e os documentos de custódia)
• Cumprir obrigações legais, inclusive as regras canadenses de imigração, educação e contabilidade, e guardar o registro dos aceites dos nossos documentos legais
• Fazer a combinação com a família anfitriã, quando aplicável
• Manter o sistema seguro, evitar uso indevido e guardar uma trilha de auditoria das ações importantes

Nos baseamos no consentimento dos pais ou responsáveis legais (e do aluno, quando adequado), no que é necessário para realizar a matrícula que a família solicitou, em obrigações legais e no nosso interesse legítimo em manter o sistema seguro. Você pode retirar um consentimento a qualquer momento, mas isso pode impedir a continuação da matrícula. Não usamos dados pessoais para publicidade e não os vendemos.

5. Leitura automática de documentos

Alguns documentos enviados (bilhetes aéreos e comprovantes de pagamento) são lidos automaticamente, em nosso próprio servidor, para sugerir datas e valores. A sugestão é sempre conferida por uma pessoa; nenhuma decisão sobre você é tomada de forma automática.

6. Quem recebe seus dados

• Fredericton Christian Academy (Canadá): processamento da matrícula, pela equipe da FCA e por usuários da escola, conforme o perfil de cada um
• O parceiro educacional autorizado: acompanhamento da matrícula
• A família anfitriã selecionada, quando o programa inclui homestay
• Autoridades governamentais, quando exigido por lei (por exemplo, imigração)

Para o sistema funcionar, usamos também prestadores de serviço que tratam dados em nosso nome, apenas para essa finalidade:

• Brevo: envia nossos e-mails e pode guardar dados de contato (nome, e-mail, telefone, organização e país) de contatos comerciais e parceiros
• Supabase: banco de dados e armazenamento dos arquivos enviados, em infraestrutura da Amazon Web Services
• O servidor onde a aplicação funciona, que também lê automaticamente bilhetes e comprovantes enviados; esses arquivos não são enviados a nenhum serviço de terceiros de leitura automática ou de inteligência artificial
• ViaCEP e Zippopotam: consulta de endereço; recebem apenas o CEP digitado

7. Conteúdo de terceiros em nossas páginas

Algumas páginas carregam fontes (Google Fonts), vídeos (YouTube) e imagens de bandeiras (flagcdn) diretamente desses serviços, que podem ver seu endereço IP e o tipo de navegador.

8. Transferências internacionais e onde os dados ficam

O banco de dados e os arquivos enviados ficam armazenados na infraestrutura em nuvem da Supabase, que funciona sobre a Amazon Web Services, na região sa-east-1, em São Paulo, Brasil. Assim, os dados de um aluno são coletados no país do aluno, armazenados no Brasil e acessados pela equipe da FCA no Canadá e por parceiros autorizados em seus próprios países. Os dados que cruzam fronteiras ficam sujeitos às leis dos países envolvidos, e tribunais ou autoridades desses países podem ter acesso a eles nos termos dessas leis.

O servidor que executa a aplicação trata os dados somente para operar o sistema, com as mesmas salvaguardas descritas nesta política. Nossas salvaguardas nas transferências são: acesso restrito por perfil; links assinados de curta duração para os arquivos; leitura automática de documentos em nosso próprio servidor; nenhum uso de serviços de inteligência artificial de terceiros; e as obrigações que os parceiros aceitam nos Termos de Serviço.

9. Como protegemos seus dados

Protegemos os dados com criptografia em trânsito (HTTPS/TLS), acesso por perfil (administradores, parceiros, escolas e famílias), armazenamento privado de arquivos com links de acesso de curta duração, e links pessoais para as famílias que expiram em 14 dias e são guardados apenas de forma protegida. Mantemos uma trilha de auditoria das ações importantes. Nenhum sistema é totalmente seguro. Se uma violação das salvaguardas de segurança criar risco real de dano significativo, avisamos as pessoas afetadas e as autoridades, como a lei exigir, e guardamos o registro do fato.

10. Retenção, lixeira e anonimização

Guardamos os dados pessoais apenas pelo tempo necessário para administrar a matrícula e cumprir obrigações legais, contábeis e de segurança. Como regra geral:

• os registros de matrícula, pagamento, faturamento, aceite e auditoria são guardados por até sete (7) anos após o fim do ano letivo em que termina o último programa do aluno;
• os documentos de identidade, de saúde e de homestay enviados pelas famílias são guardados por até dois (2) anos após o fim do programa, salvo se uma obrigação legal, um assunto de imigração ou de custódia ou uma disputa exigir prazo maior.

Depois desses prazos, os dados são anonimizados ou eliminados. Isso é feito por administradores da FCA, e não automaticamente pelo sistema. Quando a equipe da FCA exclui uma matrícula, ela vai para uma lixeira, onde pode ser restaurada por 30 dias; depois disso, um administrador a anonimiza: os dados que identificam a pessoa no registro são substituídos, e o registro em si não é apagado. Os arquivos enviados ficam em armazenamento privado até a FCA removê-los. Você pode pedir que seus dados sejam eliminados antes; faremos isso, salvo se uma obrigação legal exigir que os guardemos, e nesse caso explicaremos o motivo.

11. Cookies e armazenamento no navegador

Usamos apenas os cookies e o armazenamento do navegador que são essenciais: cookies de sessão para manter você conectado(a) e armazenamento temporário no navegador, por exemplo para guardar um rascunho de formulário não enviado. O idioma que você escolhe é lembrado no seu perfil quando você está conectado(a). Não usamos cookies de publicidade nem de estatística; por isso não há aviso de cookies.

12. Alunos menores de 18 anos e informações de saúde

A maioria dos alunos é menor de idade. As informações sobre eles são fornecidas pelos pais ou responsáveis legais, ou pelo parceiro educacional em nome da família, com o consentimento dos responsáveis. As informações de saúde são coletadas para apoiar a escola, o homestay e o bem-estar do aluno durante o programa, e só são acessadas conforme o perfil de cada pessoa. Não usamos informações de menores para publicidade.

13. Seus direitos e como exercê-los

• Acessar os dados que mantemos sobre você e saber com quem são compartilhados
• Corrigir dados incompletos ou incorretos
• Solicitar a eliminação ou a anonimização dos seus dados, quando legalmente permitido
• Retirar o consentimento para tratamentos que dependam dele
• Receber uma cópia dos seus dados em formato comum
• Questionar a forma como tratamos seus dados

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para o Responsável pela privacidade: [email protected]. No caso de aluno menor de idade, o pedido é feito por um dos pais ou responsável legal. Podemos pedir que você confirme sua identidade. Respondemos em até 30 dias após receber o pedido; se precisarmos de mais tempo, como a lei permite, explicaremos o motivo. Para residentes no Brasil, a LGPD fixa prazos menores, descritos no aviso da LGPD. Os pedidos são tratados por pessoas, em geral sem custo, e só podemos recusar parte de um pedido por motivos permitidos em lei, que explicaremos. As famílias também podem corrigir seus dados a qualquer momento pelo link pessoal. Se o seu pedido se referir a dados que um parceiro mantém para as próprias finalidades, fale com o parceiro.

14. Reclamações

Escreva primeiro para nós, para que possamos tentar resolver a questão. Você também pode reclamar ao Escritório do Comissário de Privacidade do Canadá (priv.gc.ca), à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), se você mora no Brasil, ou à autoridade de proteção de dados do seu próprio país.

15. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política. A data da última atualização aparece no topo da página. Quando a mudança for relevante, os parceiros são convidados a aceitar a nova versão no próximo acesso, e a nova versão é publicada nesta página.

16. Contato

Para dúvidas e pedidos de privacidade: Responsável pela privacidade: [email protected]. Para dúvidas gerais e suporte: [email protected] ou [email protected] (WhatsApp +55 19 99964-9625).