Política de Privacidad

Borrador para aprobación. Este texto fue preparado para revisión y aprobación de FCA y aún no ha sido publicado.

1. Sobre esta política

Esta política explica cómo la Fredericton Christian Academy ("FCA"), Fredericton, New Brunswick, Canadá, trata la información personal en su sistema de matrícula y en el portal del socio. FCA es responsable de los datos personales que trata para admitir estudiantes y administrar su matrícula.

Los socios educativos que envían estudiantes a FCA son independientes de FCA. Recopilan datos de las familias para sus propios fines, conforme a las leyes que les aplican, y son responsables de esos datos. Esta política se aplica a estudiantes, padres y tutores legales, representantes de socios, equipo de FCA, usuarios de las escuelas y familias anfitrionas. Está redactada conforme a PIPEDA de Canadá (vea el aviso de PIPEDA) y, para residentes en Brasil, a la LGPD (vea el aviso de la LGPD).

2. Datos que recopilamos

Recopilamos los datos personales necesarios para el proceso de matrícula:

• Identificación del estudiante y de los tutores (nombre completo, fecha de nacimiento, género, nacionalidad, documento de identidad y número, número y vencimiento del pasaporte, perfil migratorio, y profesión y empleador de los tutores)
• Datos de contacto, dirección y un contacto de emergencia
• Documentos que usted envía (por ejemplo, copia del pasaporte, documentos de identidad, documentos escolares y carné de vacunas)
• Información de salud y bienestar indicada en los formularios (condiciones médicas, alergias, medicación, necesidades alimentarias)
• Perfil de homestay, cuando el programa incluye homestay (intereses, hábitos, religión y preferencias culturales o alimentarias)
• Información de la familia anfitriona (datos del hogar, dirección y contacto), cuando el estudiante es ubicado con una familia anfitriona
• Información de viaje (datos de vuelo, incluidos los leídos de los boletos enviados)
• Información de pago (declaraciones de pago, comprobantes, montos y facturas emitidas a nombre del tutor)
• Datos de cuenta de representantes de socios y del equipo de FCA (nombre, correo de trabajo, organización, país, función e idioma)
• Registros técnicos (fecha y hora de la aceptación o del envío, idioma, dirección de red aproximada y tipo de navegador)

No recopilamos fotografías de estudiantes en el sistema de matrícula.

3. De dónde provienen los datos

Los datos provienen de la familia (por los formularios y por su enlace personal), del socio educativo que actúa en nombre de la familia, del equipo de FCA y de los usuarios de las escuelas que registran el avance de la matrícula, y del propio sistema (por ejemplo, los registros técnicos y los datos leídos de los documentos enviados).

4. Cómo usamos sus datos y por qué

• Procesar y gestionar la matrícula en FCA
• Comunicarnos con los padres, el estudiante, la escuela y los socios educativos, incluso mediante correos sobre el proceso: acceso al sistema, estado de la matrícula, documentos, pagos, vuelos, los enlaces personales enviados a las familias y avisos cuando cambia un documento legal
• Emitir documentos obligatorios (como la Carta de Aceptación y los documentos de tutela)
• Cumplir obligaciones legales, incluidas las normas canadienses de inmigración, educación y contabilidad, y conservar el registro de las aceptaciones de nuestros documentos legales
• Emparejar al estudiante con una familia anfitriona, cuando aplica
• Mantener el sistema seguro, evitar el uso indebido y conservar una pista de auditoría de las acciones importantes

Nos basamos en el consentimiento de los padres o tutores legales (y del estudiante, cuando corresponda), en lo necesario para llevar a cabo la matrícula que la familia solicitó, en obligaciones legales y en nuestro interés legítimo de mantener el sistema seguro. Usted puede retirar un consentimiento en cualquier momento, aunque esto puede impedir que continuemos con la matrícula. No usamos los datos personales para publicidad y no los vendemos.

5. Lectura automática de documentos

Algunos documentos enviados (boletos aéreos y comprobantes de pago) se leen automáticamente, en nuestro propio servidor, para sugerir fechas y montos. La sugerencia siempre es verificada por una persona; no se toma ninguna decisión sobre usted de forma automática.

6. Quién recibe sus datos

• Fredericton Christian Academy (Canadá): procesamiento de la matrícula, por el equipo de FCA y por usuarios de la escuela, según el perfil de cada uno
• El socio educativo autorizado: seguimiento de la matrícula
• La familia anfitriona seleccionada, cuando el programa incluye homestay
• Autoridades gubernamentales, cuando lo exige la ley (por ejemplo, inmigración)

Para que el sistema funcione, usamos también proveedores de servicios que tratan datos en nuestro nombre, solo para esa finalidad:

• Brevo: envía nuestros correos y puede conservar datos de contacto (nombre, correo, teléfono, organización y país) de contactos comerciales y socios
• Supabase: base de datos y almacenamiento de los archivos enviados, en infraestructura de Amazon Web Services
• El servidor donde funciona la aplicación, que también lee automáticamente los boletos y comprobantes enviados; esos archivos no se envían a ningún servicio de terceros de lectura automática ni de inteligencia artificial
• ViaCEP y Zippopotam: consulta de direcciones; reciben solo el código postal digitado

7. Contenido de terceros en nuestras páginas

Algunas páginas cargan fuentes (Google Fonts), videos (YouTube) e imágenes de banderas (flagcdn) directamente de esos servicios, que pueden ver su dirección IP y el tipo de navegador.

8. Transferencias internacionales y dónde se almacenan los datos

La base de datos y los archivos enviados se almacenan en la infraestructura en la nube de Supabase, que funciona sobre Amazon Web Services, en la región sa-east-1, en São Paulo, Brasil. Así, los datos de un estudiante se recopilan en el país del estudiante, se almacenan en Brasil y son consultados por el equipo de FCA en Canadá y por socios autorizados en sus propios países. Los datos que cruzan fronteras quedan sujetos a las leyes de los países involucrados, y los tribunales o autoridades de esos países pueden tener acceso a ellos conforme a esas leyes.

El servidor que ejecuta la aplicación trata los datos solo para operar el sistema, con las mismas salvaguardas descritas en esta política. Nuestras salvaguardas en las transferencias son: acceso restringido por perfil; enlaces firmados de corta duración para los archivos; lectura automática de documentos en nuestro propio servidor; ningún uso de servicios de inteligencia artificial de terceros; y las obligaciones que los socios aceptan en los Términos de Servicio.

9. Cómo protegemos sus datos

Protegemos los datos con cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), acceso por perfil (administradores, socios, escuelas y familias), almacenamiento privado de archivos con enlaces de acceso de corta duración, y enlaces personales para las familias que vencen a los 14 días y se guardan solo de forma protegida. Mantenemos una pista de auditoría de las acciones importantes. Ningún sistema es totalmente seguro. Si una violación de las salvaguardas de seguridad crea un riesgo real de daño significativo, avisamos a las personas afectadas y a las autoridades, como exija la ley, y conservamos el registro del hecho.

10. Retención, papelera y anonimización

Conservamos los datos personales solo el tiempo necesario para administrar la matrícula y cumplir obligaciones legales, contables y de seguridad. Como regla general:

• los registros de matrícula, pago, facturación, aceptación y auditoría se conservan hasta siete (7) años después del fin del año escolar en que termina el último programa del estudiante;
• los documentos de identidad, de salud y de homestay enviados por las familias se conservan hasta dos (2) años después del fin del programa, salvo que una obligación legal, un asunto de inmigración o de tutela o una disputa exija un plazo mayor.

Pasados esos plazos, los datos se anonimizan o se eliminan. Esto lo hacen administradores de FCA, y no el sistema de forma automática. Cuando el equipo de FCA elimina una matrícula, esta pasa a una papelera, donde puede restaurarse durante 30 días; después, un administrador la anonimiza: los datos que identifican a la persona en el registro se reemplazan, y el registro en sí no se borra. Los archivos enviados permanecen en almacenamiento privado hasta que FCA los retire. Usted puede pedir que sus datos se eliminen antes; lo haremos, salvo que una obligación legal nos exija conservarlos, y en ese caso le explicaremos el motivo.

11. Cookies y almacenamiento en el navegador

Usamos solo las cookies y el almacenamiento del navegador que son esenciales: cookies de sesión para mantener su sesión iniciada y almacenamiento temporal en el navegador, por ejemplo para guardar un borrador de formulario no enviado. El idioma que usted elige se recuerda en su perfil cuando tiene la sesión iniciada. No usamos cookies de publicidad ni de estadísticas; por eso no hay aviso de cookies.

12. Estudiantes menores de 18 años e información de salud

La mayoría de los estudiantes son menores de edad. La información sobre ellos la proporcionan sus padres o tutores legales, o el socio educativo en nombre de la familia, con el consentimiento de los tutores. La información de salud se recopila para apoyar a la escuela, el homestay y el bienestar del estudiante durante el programa, y solo se accede a ella según el perfil de cada persona. No usamos información de menores para publicidad.

13. Sus derechos y cómo ejercerlos

• Acceder a los datos que conservamos sobre usted y saber con quién se comparten
• Corregir datos incompletos o incorrectos
• Solicitar la eliminación o la anonimización de sus datos, cuando sea legalmente permitido
• Retirar el consentimiento para los tratamientos que dependan de él
• Recibir una copia de sus datos en un formato común
• Cuestionar la forma en que tratamos sus datos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba al Encargado de privacidad: [email protected]. Tratándose de un estudiante menor de edad, la solicitud la hace uno de los padres o el tutor legal. Podemos pedirle que confirme su identidad. Respondemos en un plazo de 30 días desde que recibimos la solicitud; si necesitamos más tiempo, como la ley permite, le explicaremos el motivo. Para residentes en Brasil, la LGPD fija plazos menores, descritos en el aviso de la LGPD. Las solicitudes las atienden personas, en general sin costo, y solo podemos rechazar parte de una solicitud por motivos permitidos por la ley, que le explicaremos. Las familias también pueden corregir sus datos en cualquier momento mediante su enlace personal. Si su solicitud se refiere a datos que un socio conserva para sus propios fines, contacte al socio.

14. Reclamaciones

Escríbanos primero, para que podamos intentar resolver el asunto. También puede presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá (priv.gc.ca), ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) si vive en Brasil, o ante la autoridad de protección de datos de su propio país.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. La fecha de la última actualización aparece en la parte superior de la página. Cuando el cambio es relevante, se pide a los socios que acepten la nueva versión en su próximo acceso, y la nueva versión se publica en esta página.

16. Contacto

Para consultas y solicitudes de privacidad: Encargado de privacidad: [email protected]. Para consultas generales y soporte: [email protected] o [email protected] (WhatsApp +55 19 99964-9625).