Política de Cancelación y Reembolso de la FCA

Borrador para aprobación. Este texto fue preparado para revisión y aprobación de FCA y aún no ha sido publicado.

Esta Política de Cancelación y Reembolso de la FCA ("Política") se aplica a todos los programas promocionados por la Fredericton Christian Academy (FCA), Fredericton, New Brunswick, Canadá.

Esta Política cubre los siguientes programas de la FCA:

• Programas de High School (Semestre, Año, Gap)
• Programa Mini High School
• Mini High School Experience (Winter Camp)
• FCA Canadian Expedition (Summer Camp)

Esta Política tiene como objetivo ofrecer una visión general de las prácticas de cancelación y reembolso para futuros estudiantes, familias y agencias educativas. Sin embargo, las únicas políticas vinculantes y legalmente exigibles son las contenidas en los documentos oficiales de la FCA, entre ellos:

• Letter of Acceptance (LOA)
• Contrato de Matrícula y Financiero (Enrolment & Financial Agreement)
• International Student Handbook
• Family Handbook
• Cualquier política complementaria emitida directamente por la escuela

En caso de cualquier discrepancia entre esta página y los documentos oficiales de la FCA, la LOA y los Handbooks siempre prevalecen.

1. Principios Generales

• 1.1 La FCA establece las condiciones de cancelación y reembolso de acuerdo con la normativa de New Brunswick, la política escolar y los requisitos de inmigración.
• 1.2 Todas las tarifas, reembolsos, retiros, cancelaciones e impactos académicos se rigen exclusivamente por la FCA Canadá — no por el equipo de International Recruitment and Partnerships (IRP) de la FCA.
• 1.3 El equipo de IRP no recibe pagos, no procesa reembolsos ni autoriza ninguna decisión financiera. Todos los asuntos financieros son gestionados exclusivamente por la Oficina Financiera de la FCA en Fredericton, Canadá.
• 1.4 Esta Política se aplica a todos los programas mencionados anteriormente, salvo que se indique lo contrario en los documentos oficiales de la FCA.

2. Tarifas No Reembolsables

Las siguientes tarifas no son reembolsables en ningún caso, independientemente del motivo de la cancelación:

• Tarifa de inscripción
• Tarifas administrativas
• Tarifas de colocación o procesamiento (cuando corresponda)
• Tarifas de procesamiento de custodia (cuando corresponda)
• Cualquier otra tarifa definida expresamente como no reembolsable en la LOA

Las tarifas no reembolsables cubren el trabajo administrativo realizado por la FCA y no están vinculadas al resultado de la visa, a la decisión del estudiante ni a la participación en el programa.

3. Elegibilidad para Reembolso

Los reembolsos se otorgan solo en las circunstancias específicas descritas en el International Student Handbook y en la LOA. Un reembolso solo puede emitirse en los siguientes casos:

3.1 Rechazo del Permiso de Estudios (Study Permit / Visa)

Puede otorgarse un reembolso de las tarifas de matrícula y/o homestay si:

• El estudiante presenta comprobante oficial por escrito del rechazo del permiso de estudios emitido por Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC); y
• El padre, madre o tutor legal presenta una solicitud de reembolso por escrito a la FCA.

Las tarifas no reembolsables se deducirán según lo indicado en la LOA.

3.2 Fallecimiento de un Familiar Directo

Puede otorgarse un reembolso si el padre, madre o tutor legal presenta:

• Prueba del fallecimiento de un familiar directo; y
• Una solicitud de reembolso por escrito a la FCA.

Los montos de reembolso están sujetos a revisión administrativa y pueden no incluir el 100 % de las tarifas pagadas.

4. Situaciones en las que No se Otorgará Reembolso

No se otorgará reembolso de matrícula, homestay ni tarifas del programa en los siguientes casos:

4.1 Retiro Voluntario

No se emite reembolso cuando el estudiante decide retirarse por cualquier motivo personal, incluyendo, entre otros: cambio de planes, deseo de regresar a casa, desajuste con las expectativas personales, o cambios en las circunstancias familiares, financieras o personales.

4.2 Retiro por Incumplimiento de la Política Escolar

No se otorga reembolso cuando se solicita al estudiante que se retire o es expulsado por infringir las normas, políticas o códigos de conducta de la FCA, definidos en el Family Handbook, el International Student Handbook o las Políticas de Comportamiento y Conducta de la FCA.

4.3 Retiro Después de la Llegada

Si el estudiante se retira después de llegar a Canadá: no se reembolsará ninguna parte de la matrícula ni de las tarifas de homestay, no se emitirá crédito ni aplazamiento, y el estudiante seguirá siendo responsable de todas las tarifas indicadas en la LOA.

4.4 Retiro por Incumplimiento de Requisitos Académicos

Si el estudiante no puede continuar por no cumplir con las expectativas académicas, no se emite reembolso.

5. Responsabilidad Financiera de la LOA de Año Escolar Completo

Cuando la LOA indique que el estudiante está matriculado para un año escolar completo, el estudiante y la familia son financieramente responsables de todo el año escolar — incluso si el estudiante decide retirarse anticipadamente, permanece solo un semestre, o es retirado por motivos disciplinarios. Esta regla está expresamente establecida en el International Student Handbook y se aplica estrictamente.

6. Condiciones Específicas por Programa

6.1 High School (Semestre, Año, Gap)

Las políticas anteriores se aplican en su totalidad. Los estudiantes de Gap son tratados como estudiantes de high school de año completo o de semestre, según su LOA.

6.2 Mini High School

Las tarifas del Programa Mini High School se consideran paquetes educativos de corta duración y costo fijo. Debido a la corta duración y a los servicios ya reservados: no se emite reembolso después de aceptada la LOA, no se emite reembolso una vez iniciados los preparativos de viaje, y no se emite reembolso una vez iniciado el programa.

6.3 Mini High School Experience (Winter Camp)

El Winter Camp está sujeto a las mismas restricciones de reembolso que el Mini High School. Una vez emitida y aceptada la LOA, las cancelaciones no generan reembolso, salvo en los casos indicados en la Sección 3.

6.4 FCA Canadian Expedition (Summer Camp)

El Summer Camp es un programa especial con alojamiento, transporte y actividades reservados con anticipación. Por este motivo: no se emite reembolso después de confirmado el programa, no se emite reembolso para estudiantes que no asisten o se retiran, y no hay reembolso por días de programa no utilizados o actividades no realizadas. Las excepciones de reembolso se aplican únicamente conforme a la Sección 3 (rechazo del permiso de estudios o fallecimiento de un familiar directo).

7. Aplazamientos de Programa

La FCA no garantiza la posibilidad de aplazar a un estudiante a otra cohorte de ingreso. Los aplazamientos solo pueden aprobarse a discreción exclusiva de la FCA y: no están garantizados, pueden requerir el pago de tarifas adicionales, y no pueden usarse como sustituto de una solicitud de reembolso. Un aplazamiento es un privilegio, no un derecho.

8. Elementos Adicionales No Reembolsables

Los siguientes elementos no son reembolsables bajo ninguna circunstancia: primas de seguro contratadas con terceros, gastos de viaje (vuelos, traslados, tarifas de equipaje), tarifas de visa o biometría, gastos personales, alojamiento o actividades organizadas fuera de la FCA, y tarifas pagadas a agentes o proveedores de servicios. La FCA no se responsabiliza por costos ni cancelaciones de terceros.

9. Descargo de Responsabilidad del Equipo de International Recruitment and Partnerships (IRP)

Para evitar malentendidos, es esencial aclarar que:

• El equipo de IRP de la FCA no procesa pagos.
• El equipo de IRP de la FCA no puede emitir reembolsos.
• Todas las decisiones financieras son tomadas exclusivamente por la FCA Canadá.
• El equipo de IRP puede ayudar a familias y agencias a comprender la política, pero no puede modificar ni negociar reembolsos.
• El equipo de IRP no es responsable de decisiones de viaje, resultados de visa ni tarifas de servicios de terceros.

Todas las comunicaciones financieras deben dirigirse a la Oficina Financiera de la FCA Canadá, a través de los datos de contacto indicados en la LOA.

10. Reglas de Cancelación y Comisión para Agencias

Las reglas de cancelación y comisión para agencias no aparecen en esta página. Las agencias educativas y escuelas asociadas se rigen por su contrato de asociación con la FCA, que remite a esta Política para cancelaciones y retiros, y por los montos de comisión que se muestran a los socios autorizados en el Portal del Socio FCA. Esta página se aplica únicamente a estudiantes, padres y al público en general.

11. Aviso Obligatorio

Esta página es un resumen de las prácticas de cancelación y reembolso de la FCA. No reemplaza ni modifica los documentos contractuales oficiales. En todos los casos, la LOA, el Contrato de Matrícula, el International Student Handbook y el Family Handbook siempre prevalecen. Las familias y agencias deben revisar estos documentos cuidadosamente antes de confirmar la matrícula.

12. Información de Contacto

Para preguntas sobre esta Política o sobre la participación en programas, contacte al equipo de International Recruitment and Partnerships (IRP) de la FCA — Soporte de Programas y Admisiones:

Teléfono: +55 (19) 99964-9625
Correo: [email protected]

Atención: las decisiones de reembolso son tomadas exclusivamente por la FCA Canadá y no pueden ser procesadas por el equipo de IRP.

13. Solicitudes de cancelación y registros en el sistema

Las solicitudes de cancelación se hacen a través del socio educativo que gestiona la matrícula en el sistema de FCA, o directamente a FCA por los datos de contacto indicados arriba. Cuando no se ha confirmado ningún pago y no se ha emitido ninguna Carta de Aceptación (LOA), el socio puede cancelar la matrícula directamente en el sistema; en todos los demás casos el socio envía una solicitud de cancelación, que el equipo de FCA revisa. Las familias no cancelan matrículas directamente en el sistema.

El equipo de FCA registra en el sistema los pagos confirmados, las decisiones de cancelación y los eventuales registros de reembolso. El sistema no calcula reembolsos: cualquier reembolso sigue las secciones 2 a 8 y los documentos oficiales de FCA.